Comment reprendre en main votre comptabilité libérale infirmière en 2024 ?

Tenir les comptes de son cabinet quand on est infirmière libérale titulaire ou collaboratrice, ce n’est pas toujours (voire jamais) une partie de plaisir. Mais pourtant, il s’agit bel et bien d’une obligation. Vous devez mettre à jour votre compta régulièrement pour vous éviter les tracas. Et en ce début d’année 2024, c’est le moment ou jamais de faire un point sur vos dossiers patients, vos factures et vos déclarations fiscales pour démarrer la nouvelle année du bon pied. Mais comment bien reprendre en main sa comptabilité infirmière ? Et bien, bonne nouvelle, nous vous donnons tous nos conseils dans cet article !

Quelles sont vos obligations comptables et fiscales ?

Comme toutes les infirmières libérales, vous avez des obligations comptables et fiscales qui dépendent de votre régime d’imposition : régime du micro-BNC ou régime du réel. Livre-journal ou livre de recettes, déclaration 2036 ou déclaration d’impôts 2035… Vous devez tenir à jour la comptabilité de votre cabinet infirmier en fonction du régime que vous avez choisi lors de votre installation en libéral.

Vous avez aussi l’obligation de déclarer vos bénéfices par rapport à vos charges sur le site de l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales) et de la CARPIMKO (Caisse autonome de retraite et de prévoyance des infirmiers).

Comment mieux gérer votre comptabilité infirmière ?

1. Respecter un Plan Comptable Général (PCG)

Si vous êtes imposée dans la catégorie des BNC (régime du micro-BNC), vous devez obligatoirement respecter l’ensemble des dispositions d’un plan comptable général. Il s’agit d’un document comptable nécessaire à l’établissement de l’état financier de votre activité. Il va définir les règles à suivre dans la présentation de vos comptes annuels pour faciliter leur lecture et leur compréhension. Et oui, vous ne pouvez pas improviser votre comptabilité infirmière, tout doit être planifié, et c’est ce plan comptable général qui vous y aidera.

2. Garder toujours un œil sur sa trésorerie

Pour garder un œil sur vos recettes et vos dépenses professionnelles, nous vous conseillons d’ouvrir un compte bancaire réservé à votre activité libérale d’IDEL. Vous n’avez pas besoin d’ouvrir un compte professionnel, vous pouvez plus simplement ouvrir un compte classique à la banque. Ce compte bancaire réservé à votre activité vous permettra de suivre toutes vos opérations et de les pointer à l’aide de vos factures ! Vous pourrez ainsi classifier vos écritures bancaires.

Sur ce compte bancaire, nous vous conseillons de conserver 50% (au minimum) de ce que vous gagnez. Pourquoi ? D’abord pour l’URSAFF qui se trouve être la partie la plus onéreuse de vos charges, ensuite pour pouvoir anticiper tous vos imprévus. En tournée infirmière, il peut se passer plein de choses, alors il vaut mieux toujours garder un petit pécule en cas de pépin.

3. Reporter et classifier les frais déductibles

Des dépenses professionnelles que vous pouvez déduire de votre revenu imposable, vous en avez forcément… Et on ne va pas se le cacher, heureusement, car elles vous permettent de baisser votre bénéfice imposable !

Voici une liste des frais déductibles les plus courants pour les infirmières libérales :

• les cotisations sociales obligatoires (URSSAF et CARPIMKO) et facultatives (retraite, prévoyance santé…) ;
• les frais de matériel médical (matériel à usage unique, fournitures prescrites par le médecin, mallette de soins, stéthoscope…) ;
• les frais de blanchisserie (vêtements et chaussures à usage professionnel) ;
• les fournitures de bureau et frais postaux (papier, imprimante…) ;
• les mensualités pour l’abonnement à votre logiciel de télétransmission ;
• les frais de télécommunication (internet, abonnement téléphonique). S’il s’agit d’un abonnement à usage mixte (pro et perso), vous devez alors déterminer un pourcentage professionnel ;
• les frais liés au cabinet : loyer, entretien, chauffage, électricité…
• les frais de véhicule cabinet-domicile :

– soit au forfait : application d’un barème kilométrique.
– soit au réel : déduction des frais de véhicule (assurance, carburant, péage, location longue durée…).

Notre petit conseil : privilégiez les dépenses par carte bleue pour que la classification des opérations soit la plus rapide et efficace possible.

Vos frais sont déductibles s’ils sont nécessaires à votre activité libérale. Vous devez avoir toutes les factures pour justifier vos dépenses et elles doivent être à votre nom et à votre adresse professionnelle (l’adresse de votre cabinet infirmier).

4. Ranger et stocker précieusement ses factures

Les factures, parlons-en ! Comme pour toutes les pièces justificatives liées à votre activité libérale, conservez-les précieusement et pendant quelques années (au moins 5 ans). Même les factures d’entretien de votre véhicule et les facturettes de carburant doivent être conservées ! Pour les ranger de manière optimale, classez-les par relevé mensuel et par ordre chronologique. N’oubliez pas aussi de noter vos kilomètres professionnels quotidiennement. Ainsi, en cas de contrôle fiscal, vous serez en mesure de donner tous les justificatifs demandés et vos dépenses pourront être déduites.

5. Anticiper les échéances des différentes déclarations

À l’approche des échéances fiscales et comptables, nous vous invitons à vous préparer à différents niveaux : impôt sur le revenu, déclaration 2035, déclaration 2042 (déclaration personnelle des revenus), déclaration DAS2… Il vaut mieux anticiper toutes les échéances et être prête à établir vos recettes, vos dépenses, vos bénéfices non commerciaux et vos amortissements, pour ne pas avoir de problème ! Pour cela, nous vous conseillons d’utiliser une solution de comptabilité qui vous permettra de stocker vos documents comptables de manière sécurisée et illimitée. C’est le cas des solutions proposées par Nota Bene, et ça tombe bien, on vous en parle dans la 7ème partie de cet article !

7. Utiliser l’une des solutions de comptabilité libérale NOTA BENE

Expert-comptable ? Logiciel de comptabilité ? Service de comptabilité ? Que vaut-il mieux choisir quand on est infirmière libérale pour sa comptabilité ? Notre conseil : optez pour Maestro Compta ! Avec cette solution tout confort, votre comptabilité est entièrement prise en charge par un expert-comptable pour vous soulager de la pression administrative et des échéances comptables, tout en gardant la visibilité nécessaire au suivi de votre activité !